¿Para qué sirve un auditoría?

Una auditoria de las rendiciones de cuenta de su Administrador sirve para tener una mayor seguridad sobre la forma en que fueron confeccionadas al verificar si existen errores, omisiones o fallas en la misma que en el futuro puedan afectar a todo el consorcio.

Tener la seguridad de que todos los ingresos(por pagos de expensas, por intereses por mora, por reintegros y otros) fueron imputados al Consorcio en fecha y forma y que la totalidad de los egresos corresponden a su edificio y que fueron correctamente realizados, que cuentan con los comprobantes legales correspondientes y que fueron abonados en la fecha correcta es uno de los objetivos de este tipo de controles.
Esta auditoria no reemplaza la importantísima misión de los miembros del Consejo de Administración del edificio sino que la complementa y le brinda mayor seguridad sobre la actuación de su Administrador.
Estas ventajas alcanzan también al Administrador. Con mi trabajo su Administrador podrá confirmar su buen desempeño en la gestión del Consorcio y acrecentar la confianza de los propietarios hacia su persona ó, en el caso de detectar errores, podrá subsanarlos y organizar su administración para evitar su repetición en el futuro.
En los próximos párrafos le demostraré como se puede controlar y, eventualmente, reducir lo que paga por expensas mensualmente en su edificio.
Justamente la pregunta que todo propietario de un departamento se hace en estos días es ¿cómo pagar lo justo por expensas?
La mejor forma para pagar lo justo por expensas es a través de un control exhaustivo de las rendiciones de cuenta del administrador y de su metodología de trabajo. Es decir, a través de una auditoria. La pregunta ahora es ¿en qué consiste esta 'auditoria'?
Auditar significa controlar, analizar y estudiar la información que su administrador emite mensualmente en las liquidaciones de expensas y verificar los controles existentes para los pagos y las cobranzas y su organización administrativa interna.
¿Qué significa 'pagar lo justo'?. Es abonar lo que corresponde de acuerdo a las características y peculiaridades de su edificio. No pagar menos porque ese 'menos' hoy se transforma en 'mucho' mañana. Tampoco en pagar más, porque eso significa, lisa y llanamente, que nos están 'metiendo la mano en el bolsillo'.

¿En qué consiste el trabajo de su administrador?

Todo Administrador de Consorcios debe cumplir una gran cantidad de tareas para lograr el normal funcionamiento del edificio, entre otras, contratar proveedores para los servicios de mantenimiento mensual, cobrar las expensas, reclamar a los deudores morosos, comprar diversos artículos, contratar personal, liquidar sueldos y cargas sociales, llevar los libros obligatorios de Administración, Actas, Sueldos y Jornales, Ordenes, etc. ¿Cómo se puede tener la tranquilidad que todas estas funciones son llevadas a cabo correctamente?
Justamente, por la cantidad, variedad y complejidad de estas tareas y de la documentación respaldatoria de las mismas, los adecuados controles internos para cobranzas y pagos, el cumplimiento de la legislación vigente (impositiva, laboral y comercial) es importante que exista un control de la Rendición de Cuentas Anual, que obligatoriamente su Administrador debe presentar previo a la Asamblea Ordinaria. ¿Quién debería efectuar este control?.
Los integrantes del Consejo de Administración cumplen una misión importantísima al controlar la efectiva realización de los trabajos de reparaciones en el edificio (que los materiales sean los indicados en el presupuesto, que los trabajos se cumplan en los tiempos y en la forma determinada, etc.). También ejercen su función al verificar el cumplimiento de los horarios de los encargados, la limpieza del edificio, la recolección de los residuos, etc.
Sin embargo por las características señaladas una auditoria de las rendiciones de cuenta debe ser realizada por un profesional con conocimientos y experiencia. De esta forma tendrán la seguridad de que todos los ingresos (por pagos de expensas, por intereses por mora, por reintegros y otros) fueron imputados al Consorcio en fecha y forma y que la totalidad de los egresos fueron correctamente realizados, que cuentan con los comprobantes legales correspondientes y que fueron abonados en la fecha correcta.
Por eso aprobar la Rendición de Cuentas Anual con el informe de un Contador Público le dará una mayor seguridad sobre la forma en que fue confeccionada al verificar si existen errores, omisiones o fallas en la misma que en el futuro puedan afectar seriamente a todo el consorcio por juicios, reclamos, cortes de suministro de gas o agua y otros inconvenientes solucionables más fácilmente si se toman a tiempo.
Ud. se preguntará ¿cuál es el momento ideal para realizar una auditoria?
De acuerdo a la experiencia, el mejor momento es antes de la realización de la Asamblea Anual Ordinaria en la cual se aprueba la Rendición de Cuentas. Es aún más importante cuando no se presentan estas rendiciones anuales, cuando no se convoca a Asamblea y cuando cesa la relación con el Administrador o se tienen dudas sobre su accionar, para evitar que, en el caso de errores u omisiones, éstos se hagan muy cuantiosos y perjudiciales para su edificio.
¿Qué costo tiene este servicio para el edificio?.
Los honorarios para un control de las rendiciones de cuenta dependen de varios factores: período a controlar, tipo de control a efectuar, cantidad de personal en relación de dependencia, número de unidades funcionales, monto anual de gastos, existencia de cocheras o locales, y otros.
Es importante una reunión previa para poder presupuestar el trabajo profesional basado en las características del edificio y sus necesidades reales de control.
Los honorarios se pagan 50% al contratar la auditoria y el 50 % restante cuando se finaliza y se entrega el Informe de la Auditoria realizada que consta de 5 puntos básicos:

1. Comentarios / Aclaraciones previas / Información pertinente a la auditoria (en este punto detallo las características de las liquidaciones mensuales, forma de exposición de la información, sugerencias sobre metodología que brindan mayor claridad en el detalle de los gastos mensuales, y cualquier otra información que permita una mejor interpretación de la información que debe brindar el administrador).
2. Diferencias y ajustes en las liquidaciones mensuales: (luego del análisis de las liquidaciones mensuales de gastos e ingresos verificamos los elementos respaldatorios de las mismas y detallamos las diferencias encontradas y ajustes que deberían realizarse. Acompaño los resultados con los respectivos cuadros resumen en el Anexo).
3. Informe especial sobre la rendición de cuentas (es la presentación formal de nuestro trabajo profesional en el cual se expresa la razonabilidad o no de la información brindada sobre el movimiento de fondos y sobre el detalle de gastos e ingresos por el periodo controlado).
4. Informe adicional sobre gastos del consorcio (en este se informa sobre el resultado del test de mercado donde se puede comprobar la razonabilidad de los precios pagados a los servicios prestados (abonos, honorarios, seguros, etc.). Además revisamos los contratos con proveedores para evaluar potenciales reclamos en caso de discontinuar las prestaciones, comparamos los consumos mensuales (o bimestrales) en cantidades físicas de gas y luz y se solicita a los asesores legales la confirmación de litigios o juicios contra el Consorcio.
5. Anexos (detalle resumido de las liquidaciones mensuales, de las previsiones, cobranzas y determinación aproximada de diferencias entre ingresos y egresos del período)

¿Cómo contratar mis servicios o solicitar mayor información?

Si tiene dudas no deje pasar el tiempo. Hable con otros vecinos. Reúnanse. No dejen que su administrador actue sin consultarlos. Hable con los miembros del Consejo de Administración. Y, si Ud. es miembro, pida explicaciones a su administrador por las contrataciones que efectúa y los gastos que realiza.

Fuente: Dra. Andrea Noemí Garber - Contadora Pública (U.B.A.)  - www.garberestudio.com.ar